Algunes recomanacions per aconseguir reunions més eficients amb el teu equip.

Participar en una reunió virtual - Hola? Hi ha algú?

Segurament aquests dies has tingut reunions online amb el teu equip. Potser eres l’organitzador o potser hi eres com a assistent. Tant en un cas com en l’altre, és important que tinguis en compte alguns punts per fer que siguin eficients i productives donat que, les reunions darrere una pantalla, són més propenses a tenir “oients distrets”.

 1. Prepara bé la reunió

Si ets tu la persona qui l’organitza, convoca als assistents. Depenent de la informalitat de la reunió i del nombre de persones implicades ho pots fer per whatsapp, però et recomanem que ho facis per email sempre que et sigui possible. Això et permetrà compartir l’objectiu de la cita amb la corresponent convocatòria al calendari en un dia i hora concret i l’enllaç a la sala de reunios virtual que hagis triat. (Pots consultar algunes eines per a video-trucades a l’article “Eines que t’ajudaran a treballar des de casa”)

2. Que la tecnologia no et jugui una mala passada

Comprova bé l’àudio i el video del teu dispositiu. Fes click a l’enllaç i assegura’t que tot va bé. De vegades, segons quina sigui la plataforma usada, caldrà realitzar uns passos previs d’instal·lació de l’aplicació o bé registrar el teu nom i email. Recorda que connectar-te tard a una reunió és com arribar a destemps a una sala de reunions on tots els assistents ja estan asseguts comentant el primer punt de l’ordre del dia.

3. El millor de tu

Col·loca el dispositiu a la distància d’un braç i centra’t al mig de la imatge. Alinia la càmera al nivell dels teus ulls i assegura’t que la font de llum es troba davant teu. Si t’il·lumina frontalment la llum natural d’una finestra (no sol directe), et garantim que la teva imatge serà gairebé la d’un youtuber professional.
Limita les distraccions durant la reunió. Silencia el mòbil i tanca la bústia de correu. Sigues proactiu a la reunió i intenta donar el millor de tu per generar bon ambient i productivitat.

4. Organització digna d’un líder

Si ets tu qui organitza la reunió virtual CLARIFICA l’objectiu als assistents per tal que tothom pugui implicar-s’hi.

Prepara’t la reunió amb els materials necessaris i comparteix-los amb l’audiència amb l’ajuda d’eines interactives.

Ordena els teus missatges en un flux lògic per assolir l'objectiu que has marcat i parla un 10% més alt del que ho faries en una reunió presencial. Mira directament a la càmera enlloc de a les imatges dels assistents ( i si, sabem que aquest últim punt és realment difícil).

Tingues en compte que les reunions de 6 o menys persones són més fàcils de gestionar, per tant, tria amb cura quins són els participants necessaris en cada reunió.

Acota el temps de durada del meeting i sigues estricte a l’horari fixat.

Les videoconferències poden mantenir els equips connectats i compromesos. Prova aquestes recomanacions i explica’ns com et va.